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Inspirations congrès et réunions

Québec se prépare à accueillir le Congrès annuel de la Fédération canadienne des municipalités

Crédit : SCCQ

Les organisateurs d’événements savent que le programme d’un congrès, ses éditions précédentes et le choix de la destination jouent un rôle majeur dans le succès d’un événement.

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Pour Marie Klobucar, CMP, la destination d’un événement est très importante pour attirer des participants. Mme Klobucar est planificatrice des commandites et des salons professionnels à la Fédération canadienne des municipalités (FCM), la voix nationale des gouvernements municipaux du Canada. Elle compte près de 2 000 municipalités membres et représente ainsi plus que 90 % de la population du Canada. La FCM a choisi de tenir son prochain congrès annuel au Centre des congrès de Québec, du 30 mai au 2 juin 2019.

« Notre événement est le plus grand regroupement des représentants officiels des municipalités du Canada, dit Mme Klobucar. Nous attendons plus de 1 800 délégués et plus de 3 000 participants au total, si l’on inclut les conférenciers, les accompagnateurs et les exposants. »

La FCM attire toutes sortes de participants et d’exposants chaque année. « L’année dernière, nous avons annoncé que l’événement de 2019 se tiendrait à Québec. Comme d’habitude, j’avais un bureau sur place avant la fin de l’événement de 2018 pour permettre aux exposants intéressés de choisir et de réserver leur place pour Québec. Quand j’ai ouvert mon bureau à 8 heures le lendemain matin, j’ai constaté qu’une file d’attente avait commencé à se former à partir de 6 heures! Bon, ils n’ont peut-être pas “campé” toute la nuit, mais ils sont arrivés très, très tôt! »

Mme Klobucar confie que les personnes de la file d’attente lui ont permis de vendre 167 kiosques. « En novembre, nous savions déjà que tous nos kiosques seraient tous vendus même si l’événement n’avait lieu qu’en mai suivant! »

Mme Klobucar a continué à recevoir des demandes de la part d’exposants, si bien qu’elle a demandé par deux fois au Centre des congrès de Québec la possibilité de disposer de plus d’espace. « C’était incroyable! J’ai ajouté 27 kiosques de plus, qui se sont tous vendus en février. J’ai redemandé plus d’espace et le Centre des congrès m’a proposé 16 autres kiosques. Bien honnêtement, je crois que j’aurais pu en demander encore, car on avait une liste d’attente! »

Au total, Mme Klobucar a demandé 25 000 pi2 supplémentaires, ce qui signifie que le congrès annuel de la FCM occupera presque entièrement les 75 000 pi2 de la salle d’exposition du Centre des congrès de Québec.

« Comme nous sommes une organisation pancanadienne, nous changeons de villes et de provinces pour que toutes les régions soient représentées équitablement. Toutefois, avec l’envergure que prend le congrès, nous avons besoin d’installations capables de nous accueillir, d’infrastructures adéquates et d’une bonne offre d’hébergement et de restauration. Québec répond tout à fait à nos besoins. »

« Québec est une destination tellement attirante. Tous nos exposants et délégués sont enchantés par le fait que tout peut se faire à distance de marche. Québec a tellement à offrir pour impressionner et éblouir les participants et les organisateurs d’événements. Il y a de vraies belles destinations partout au Canada et Québec en est certes une avec son petit air européen. »

« Personne ne devrait sous-estimer l’importance de bien choisir la destination d’un événement. Elle compte beaucoup et pour toutes les parties prenantes. Nous sommes vraiment heureux d’avoir choisi Québec cette année. »

Prochaine lecture L’hiver à Québec : offrez les meilleures expériences à vos participants

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