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Inspirations congrès et réunions

Démystifier l’organisation d’événement à Québec en hiver

S’il existe une ville en Amérique du Nord capable d’organiser un congrès au beau milieu de l’hiver, c’est bien Québec. Après tout, la ville reçoit en moyenne 400 cm (plus de 13 pieds!) de neige chaque année.

Non, non, il n’est pas nécessaire d’ajuster la taille du texte à votre écran. Vous avez bien lu. Et vous ne devriez pas non plus être surpris. Quatre-cents centimètres de neige… il n’y a pas là de quoi paralyser la ville! En fait, cela n’entrave en rien les activités quotidiennes.

D’ailleurs, les experts en événement de Québec Destination affaires, le bureau officiel des réunions et congrès de la ville de Québec, s’empresseront de vous rassurer : une tempête de neige fait à peine broncher les divers fournisseurs et ne force pas la fermeture des lieux de réunion et de congrès.

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Sceptique? Eh bien, demandez à Leanne Calderwood. Mme Calderwood est vice-présidente des comptes mondiaux pour ConferenceDirect et elle s’y connaît quand vient le temps d’aider les organisateurs d’événements à choisir les villes, l’hébergement et les emplacements les plus appropriés pour les congrès et regroupements de grande envergure. Elle se trouvait à Québec en février 2019 pour un voyage de familiarisation et s’est trouvée coincée dans l’une des plus importantes tempêtes de neige de l’année. Plus de 40 cm de neige se sont abattus en une seule journée, fracassant les records et emmitouflant la ville dans une épaisse couverture toute blanche.

Mme Calderwood peut vous en parler... Et avec beaucoup d’enthousiasme!

« Nous étions une quinzaine d’organisateurs et spécialistes d’événements à faire ce fameux voyage. Le 12 février, la neige a commencé à tomber fort et rapidement », explique-t-elle. Fait plutôt rare pour les tempêtes de neiges habituelles de Québec, celle-ci a forcé l’annulation de nombreux vols, poussant certains délégués à opter pour un départ en train. Mais pas Mme Calderwood. « J’ai décidé d’en tirer parti. Après tout, il neigeait, tout était tellement romantique, et c’était aussi la période du Carnaval de Québec! » Mme Calderwood ajoute que l’hiver décuple le facteur idyllique de la ville. « L’hiver à Québec est tellement authentique et tellement unique. Combien d’occasions les participants d’événements auront-ils de voir tant de neige? C’est vraiment une ville nord-américaine que tout organisateur devrait inscrire à sa liste de villes hôtesses de choix. »

Bravant le mauvais temps, elle a marché dans le centre-ville, a visité les sites touristiques et s’est installée dans le hall de l’hôtel pour travailler au coin du feu. « Vraiment, mis à part les bourrasques et la neige, tout se déroulait normalement dans la ville. Le temps de plus que j’y ai passé a été formidable. Si j’avais pu, je serais restée plus longtemps! »

Quebec hiver Crédit : Yves Tessier Agrandir

Bien sûr, il existe toutes sortes de mythes au sujet de l’hiver à Québec. En voici quelques-uns parmi les plus drôles :

  • On ne peut s’y déplacer qu’en motoneige ou en traîneau à chiens. Vous devriez sans doute embaucher un trappeur des environs pour vous déplacer sans danger dans les rues pavées enneigées du Vieux Québec.
  • Les pannes de courant sont monnaie courante. Vous feriez mieux de vous en tenir aux lampes à l’huile et aux chandelles! [pause] OMG! Et le Wi-Fi? Y a-t-il même du Wi-Fi?
  • S’il n’y a pas de services de télécommunications, le seul moyen pour communiquer avec l’extérieur est un pigeon voyageur! Un pigeon voyageur coriace!
  • Les restaurants sont fermés. Préparez-vous à chasser et à fouiller pour trouver de la nourriture.
  • Tout est fermé. Au lieu d’un cocktail de fin de journée, vous aurez droit à un feu de camp avec des chansons à répondre. Et en français, rien de moins.

Et la liste s’allonge. Mais tout ça est loin de la vérité.

Les planificateurs avertis le savent bien : organiser un congrès à Québec en hiver comporte de nombreux avantages. Le premier : Québec offre une avalanche d’expériences inoubliables pour les participants. Si vous cherchez à mousser l’attrait d’un événement et l’engagement des personnes qui y participent, Québec est l’endroit par excellence!

Par exemple, le Carnaval de Québec propose plusieurs forfaits aux groupes participant à des congrès ou événements au Centre des congrès de Québec. Pour les sorties d’aventure, on trouve plusieurs stations de ski à quelques minutes seulement du centre-ville. Par ailleurs, on pourra s’adonner, au cœur même de la ville, à une panoplie d’activités hivernales : pour les délégués, le nombre d’occasions de s’ennuyer sera assurément sous zéro!

Mme Calderwood recommande fortement aux planificateurs d’événements de sortir des sentiers battus et de tracer de nouvelles pistes en organisant un congrès hivernal à Québec. « La ville prend vie sous la neige. Cette effervescence ne se trouve tout simplement nulle part ailleurs. »

Osez la neige. Elle pourrait vous aider à concevoir un événement d’une fraîcheur exceptionnelle.

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